La gestion de la flotte automobile doit être sérieuse pour au moins trois raisons : l’attribution de véhicules aux salariés de l’entreprise constitue un coût parfois élevé pour l’entreprise, l’entretien et la maintenance des voitures de l’entreprise représentent une charge pour celle-ci, les modèles et l’état des voitures de fonction et de service sont des facteurs de motivation. La mauvaise gestion de la flotte automobile a des répercussions négatives sur la performance et les résultats de l’entreprise. Il est donc déconseillé de bâcler cette gestion. Et cela commence par le recrutement d’une personne compétente qui s’occupera uniquement et exclusivement du suivi ainsi que du contrôle de la flotte automobile. Voici d’autres conseils !
Réalisation d’un audit
Dans une entreprise, il n’y a pas que l’audit comptable et financier qui aide à prendre des décisions stratégiques pour la pérennité de l’activité. D’autres secteurs peuvent aussi faire l’objet d’audit. C’est le cas de la gestion de la flotte automobile. Cet audit vous offrira une « photographie » de l’état de la flotte, la « vie » de cette dernière, son fonctionnement. Les conclusions de l’audit aident à mettre en place une politique d’optimisation de la gestion de la flotte automobile. En plus de l’audit, faites un inventaire des voitures de l’entreprise et, par-dessus tout, consignez tous les mouvements et les événements à l’écrit.
L’entretien et la maintenance des véhicules
Avec votre garagiste ou vos mécaniciens, mettez en place un planning de vérification, diagnostic des véhicules. Chaque utilisateur devra respecter ce planning sous peine de sanction. Pourquoi est-ce important ? Grâce à son entretien régulier, une voiture peut aller jusqu’au bout de sa durée de vie. Celle-ci peut même parfois se rallonger. Par ailleurs, le véhicule est en permanence dans un excellent état de marche ce qui est un gage de sécurité pour le conducteur. Sans compter que des voitures bien entretenues peuvent être revendues à des prix très intéressants. En outre, l’entretien est l’occasion de découvrir/d’anticiper les risques de pannes et d’y remédier avant qu’elles ne se produisent. Enfin, vous n’avez pas de coûts imprévus, qu’ils soient directs ou indirects.
Organisation de formation sur la conduite responsable
C’est important ! Même si les salariés pensent que c’est futile, car ils ont tous leur permis, pour l’entreprise, ça reste stratégique. Une conduite responsable consiste à conduire sans risque d’accident (quels que soient sa nature et son degré de violence). Une conduite responsable permet également de limiter la consommation de carburant : cela permet de réduire davantage les coûts de l’entreprise tout en inscrivant cette dernière dans une logique de préservation de l’environnement (écoconduite). Enfin, une conduite responsable signifie que le conducteur fait attention à la voiture : il en prend soin comme d’un bien dont il est le vrai propriétaire. Grâce à cette attitude consciencieuse, les entrées en garage sont rares. Pour l’entreprise, il y a donc moins de dépenses de réparation.
Création d’un planning d’attribution des voitures
Au moins, une voiture doit être en permanence disponible dans le parc : ainsi, lorsqu’un salarié en a besoin pour mener correctement sa mission du jour, il pourra la prendre. Pour ce que ce principe soit applicable, il faut un suivi minutieux des attributions, qu’elles soient occasionnelles ou permanentes.
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